Проблема з ручним копіюванням даних
У багатьох малих і середніх компаніях та громадських організаціях працівники щотижня витрачають години на те, щоб переносити заявки з сайту в клієнтську базу, перепечатувати онлайн-замовлення в таблиці та вручну розбирати чеки й квитанції.
Коли в офісі пікове навантаження, сповіщення губляться, погодження застрягають у довгих ланцюжках листів, а клієнти забувають про домовлені зустрічі. Водночас орендовані хмарні сервіси автоматизації беруть дедалі більшу плату зі зростанням ваших обсягів і пропускають комерційні дані через сторонні сервери.
Робочі процеси, які працюють самі
Ми зв’язуємо ваш сайт, клієнтську базу, бухгалтерський облік і прийом платежів так, щоб записи оновлювалися тієї ж миті, коли клієнт надсилає форму або проходить онлайн-оплата карткою. Нагадування, підтвердження та звіти відправляються за розкладом. Кожен процес документується, підключається до моніторингу помилок і передається вам. Більшість окремих сценаріїв автоматизації ми будуємо та передаємо в роботу за термін від кількох днів до 2 тижнів.
Перегляньте 25 прикладів «до і після», щоб побачити, яку саме рутину це знімає з вашої команди.
Яких ботів ми можемо створити для вас
Бот — це зручний помічник просто в месенджері чи чаті, яким уже користується ваша команда (у Telegram, Microsoft Teams або на вашому сайті). Ми не обмежуємося шаблонним списком, а проєктуємо бота під ваше конкретне завдання. Найпоширеніші варіанти:
- Боти для чеків і витрат: ви надсилаєте фото чека чи накладної, а сума, дата й постачальник автоматично записуються у таблицю витрат із прив’язкою до потрібного проєкту.
- Боти для виїзних бригад і об’єктів: працівники фіксують відпрацьовані години, надсилають фото з об’єкта або голосовий звіт, і все одразу розкладається у відповідні папки проєкту.
- Боти для складу та замовлень: швидка відповідь на запит «скільки залишилося позиції X?», попередження про малий залишок і миттєві сповіщення про нові замовлення.
- Боти для погоджень: надходить запит, відповідальна особа погоджує його одним натисканням кнопки, а ініціатор одразу отримує повідомлення.
- Боти-нагадування: про наближення терміну оплати, завершення дії договорів чи документів, завтрашні зустрічі та продовження підписок або членства.
- Боти для звітності: ранкове зведення або ключові цифри за тиждень в одному лаконічному повідомленні щопонеділка.
- Клієнтські боти: підтвердження запису чи бронювання, перевірка статусу замовлення та відповіді на типові запитання виключно за затвердженою вами інформацією — із миттєвим переведенням діалогу на живу людину за потреби.
- Офісні боти-помічники: швидкий пошук відповідей у ваших внутрішніх інструкціях і перетворення голосових нотаток на завдання із зазначеним терміном виконання.
Що входить у роботу
- Форми на сайті, які автоматично створюють картки в системі та сповіщають вашу команду
- Ланцюжки подання запитів, перевірки та багатоетапного погодження між працівниками або зовнішніми рецензентами
- Реєстрація на події, онлайн-оплата карткою та оновлення статусів, об’єднані в єдиний процес
- Повідомлення в Telegram і робочих чатах про нові замовлення, бронювання та важливі події
- Розпізнавання чеків і рахунків із автоматичним рознесенням даних у ваш облік або таблиці
- Регулярні зведені звіти, що надсилаються за зручним для вас розкладом
- Моніторинг помилок виконання та повна письмова документація під час передачі проєкту
Доказ: процеси, що вже працюють у реальному режимі
- Обробка звернень із сайту: форми на наших власних сайтах автоматично створюють запис у базі та миттєво сповіщають команду, відсікаючи спам ще до надходження заявки.
- Власний шлюз повідомлень: повідомлення надсилаються через наш власний шлюз без посередництва сторонніх хмарних сервісів із поштучною оплатою.
Як це влаштовано технічно
Для тих, кому цікаві технічні деталі: n8n на власному сервері як основа для сценаріїв автоматизації, вебхуки та API для WooCommerce, сервісів онлайн-оплати карткою, Microsoft 365, Google Sheets та Invoice Ninja, власний шлюз для відправлення повідомлень, а також Telegram або Microsoft Teams для роботи ботів.
Часті запитання
Чому варто запускати автоматизацію на власному акаунті замість орендованого сервісу?
Ви не платите за кожну окрему дію в міру зростання вашого бізнесу, а всі дані ваших клієнтів залишаються виключно під вашим контролем.
Які програми та сервіси ви можете поєднати між собою?
Більшість інструментів, якими користується малий і середній бізнес: інтернет-магазини, сервіси онлайн-оплати карткою, Microsoft 365, Google Workspace, програми для бухгалтерського обліку та виставлення рахунків, CRM-системи й будь-яке інше програмне забезпечення, що має підключення для обміну даними (API).
Як ми дізнаємося, якщо в якомусь процесі станеться збій?
До кожного налаштування входить автоматичний моніторинг помилок, тому про будь-який збій система сигналізує одразу. Крім того, ми передаємо письмові нотатки з описом того, як побудований кожен процес.
Скільки часу займає налаштування автоматизації?
Типовий процес автоматизації потребує від кількох днів до 2 тижнів — від опису логіки й налаштування до тестування та передачі у вашу роботу.
Передайте рутинні офісні завдання автоматиці
Розкажіть, які дані ваші працівники досі переносять вручну між різними системами, і отримайте письмовий план робіт та прорахунок вартості.